Những lỗi phổ biến khi xây dựng điều khoản thanh toán
Trong thực tiễn quản lý hợp đồng mua bán tại Việt Nam năm 2026, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa thường mắc phải những sai sót trong việc xây dựng điều khoản thanh toán. Các lỗi này không chỉ gây khó khăn trong quản lý dòng tiền mà còn tạo ra tranh chấp pháp lý phức tạp. Hiểu rõ những lỗi này và cách khắc phục sẽ giúp bạn thiết lập nền tảng vững chắc cho các giao dịch thương mại.
Lỗi 1: Không rõ ràng về thời hạn và điều kiện thanh toán
Lỗi phổ biến nhất là các bên ký kết hợp đồng mà không xác định rõ ràng thời hạn thanh toán. Nhiều hợp đồng chỉ ghi "thanh toán sau khi nhận hàng" mà không nêu cụ thể là bao nhiêu ngày. Theo Luật Thương mại 2005, khi không có thỏa thuận khác, người mua phải thanh toán ngay tại thời điểm bàn giao hàng hóa. Tuy nhiên, việc không ghi rõ ngày, tháng, năm cụ thể sẽ dẫn đến tranh chấp về thời điểm phát sinh khoản nợ và tính toán lãi suất chậm thanh toán.
Lỗi 2: Thiếu quy định về hình thức và địa điểm thanh toán
Nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc xác định cụ thể hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt, séc, thư tín dụng) và địa điểm thực hiện thanh toán. Khi không có thỏa thuận rõ ràng, tranh chấp về việc ai chịu chi phí chuyển tiền, ai chịu rủi ro trong quá trình chuyển tiền sẽ phát sinh. Đặc biệt với hợp đồng quốc tế, việc không xác định rõ hình thức thanh toán (L/C, T/T, D/P) có thể gây mất mát đáng kể.
Lỗi 3: Không quy định về tài liệu chứng minh và điều kiện phát hành hoá đơn
Nhiều hợp đồng mua bán không nêu rõ tài liệu nào phải được cung cấp trước khi thanh toán (hoá đơn, chứng thực chất lượng, bảng kê chi tiết). Điều này dẫn đến tình trạng người mua chưa nhận được hoá đơn hợp lệ nhưng đã thanh toán, hoặc ngược lại. Theo Luật Kế toán 2015, hoá đơn là tài liệu pháp lý quan trọng và thanh toán không được coi là hoàn tất nếu chưa có hoá đơn đúng quy định.
Lỗi 4: Bỏ qua điều khoản về lãi suất và phí chậm thanh toán
Một lỗi nghiêm trọng là không quy định lãi suất hoặc phí phạt khi bên mua chậm thanh toán. Theo Bộ Luật Dân sự 2015, nếu không có thỏa thuận về lãi suất chậm thanh toán, lãi suất theo quy định của pháp luật sẽ áp dụng (hiện tại là lãi suất do Ngân hàng Nhà nước công bố). Tuy nhiên, việc không ghi rõ trong hợp đồng sẽ tạo ra bất cập trong tính toán và khó khăn trong việc thu hồi nợ.
Lỗi 5: Không có điều khoản về phương thức giải quyết tranh chấp thanh toán
Nhiều doanh nghiệp quên quy định về phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, trọng tài, tòa án) và quy luật pháp luật áp dụng. Khi xảy ra tranh chấp thanh toán, nếu không có thỏa thuận trước, các bên sẽ phải kiện lên tòa án, tốn thời gian và chi phí đáng kể.
Cách khắc phục và các điểm cần lưu ý
Để tránh những rủi ro trên, doanh nghiệp cần xây dựng một template điều khoản thanh toán chi tiết và chuẩn hóa. Các bước cụ thể bao gồm: (1) xác định rõ ràng thời hạn thanh toán tính từ ngày cụ thể (ví dụ: từ ngày phát hành hoá đơn, từ ngày nhận hàng); (2) nêu chi tiết hình thức thanh toán và số tài khoản, người nhận; (3) liệt kê đầy đủ các tài liệu phải cung cấp trước thanh toán; (4) quy định rõ ràng lãi suất chậm thanh toán hoặc phí phạt hợp lý (thường từ 0,05% đến 0,1% mỗi ngày hoặc theo quy định pháp luật); (5) bổ sung điều khoản về phương thức giải quyết tranh chấp và quy luật pháp luật áp dụng.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ kiểm soát thanh toán, bao gồm: đối chiếu hoá đơn với chứng thực chất lượng hàng hóa, kiểm tra số lượng và giá cả trước khi thanh toán, lập báo cáo theo dõi nợ phải trả và đến hạn thanh toán. Việc này giúp giảm tranh chấp và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Kết luận
Rà soát và khắc phục những lỗi trong điều khoản thanh toán là bước quan trọng để bảo vệ quyền lợi tài chính của doanh nghiệp. Bằng cách xây dựng các điều khoản rõ ràng, chi tiết và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro tranh chấp và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính.