Căn cứ pháp luật cho rà soát điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán trong hợp đồng mua bán phải tuân thủ những quy định pháp luật cụ thể để đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của các bên. Theo Bộ luật Dân sự năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2024), các điều khoản về thanh toán phải rõ ràng, không có điều kiện vô lý hoặc gây bất lợi quá mức cho một bên. Luật Thương mại 2005 cũng quy định rằng trong các giao dịch thương mại, các bên phải thỏa thuận rõ ràng về thời gian, địa điểm, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan. Ngoài ra, Thông tư số 40/2021/TT-BCT của Bộ Công Thương hướng dẫn về các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý trong các hợp đồng mua bán hàng hóa, bao gồm cả các điều khoản thanh toán.
Tiêu chuẩn kiểm tra tính hợp pháp của điều khoản thanh toán
Khi rà soát điều khoản thanh toán, cần kiểm tra xem các điều khoản có tuân thủ các tiêu chuẩn sau: Thứ nhất, tính xác định và rõ ràng - số tiền thanh toán phải được ghi rõ, không được mơ hồ hoặc dễ gây tranh cãi. Thứ hai, thời hạn thanh toán phải hợp lý và phù hợp với tính chất giao dịch, không được quá dài hoặc quá ngắn mà không có lý do chính đáng. Thứ ba, phương thức thanh toán phải khả thi và tuân thủ quy định về thanh toán điện tử hoặc thanh toán bằng tiền mặt theo luật định. Thứ tư, các điều kiện thanh toán không được là điều kiện vô lý, chẳng hạn như yêu cầu thanh toán trước khi nhận hàng mà không có biện pháp bảo vệ hoặc yêu cầu thanh toán với lãi suất không được quy định bởi luật pháp.
Các điểm cần kiểm tra chi tiết trong rà soát
Trong quá trình rà soát, cần tập trung vào các yếu tố sau: (1) Tính nhất quán giữa giá trị hàng hóa/dịch vụ và số tiền thanh toán, không được có sự chênh lệch không giải thích được. (2) Phần trăm thanh toán trước, thanh toán sau và các khoản thanh toán theo tiến độ phải rõ ràng và có cơ sở hợp lý. (3) Các điều kiện thanh toán có thể liên quan đến bảo hành, chất lượng hàng hóa hoặc hoàn thành công việc phải được nêu rõ ràng. (4) Quy định về lãi suất, phí trễ hạn thanh toán phải tuân thủ quy định của pháp luật và không được quá cao. (5) Các biện pháp bảo đảm thanh toán như phiếu ký quỹ, bảo lãnh ngân hàng hoặc giữ lại một phần tiền thanh toán phải được quy định rõ ràng.
Rủi ro pháp lý khi không tuân thủ các tiêu chuẩn
Nếu điều khoản thanh toán không tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý, các bên có thể phải đối mặt với những rủi ro lớn. Điều khoản có thể bị xem xét là vô hiệu theo pháp luật, dẫn đến tranh chấp về cách thức thanh toán. Ngoài ra, nếu một bên vi phạm điều khoản thanh toán, bên kia có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại hoặc từ chối tiếp tục thực hiện hợp đồng. Trong các trường hợp tranh chấp, toà án sẽ xem xét tính hợp pháp và hợp lý của các điều khoản thanh toán, và có thể điều chỉnh những điều khoản được xem là bất công.
Hướng dẫn thực tiễn cho việc rà soát và chấp thuận
Để rà soát hiệu quả, doanh nghiệp nên xây dựng một danh sách kiểm tra (checklist) chuẩn hóa, bao gồm các câu hỏi cụ thể về từng yếu tố của điều khoản thanh toán. Nên so sánh với các hợp đồng tương tự trước đây để đảm bảo tính nhất quán. Nên tham khảo ý kiến của bộ phận tài chính để kiểm tra tính khả thi về mặt tài chính. Cuối cùng, nên lưu giữ các tài liệu rà soát và những nhận xét để phục vụ cho việc quản lý rủi ro trong tương lai.